1. Objet
Les Francas Auvergne-Rhône-Alpes mettent à disposition des espaces de réunion, de formation et d’événementiel destinés aux associations, collectivités, entreprises, organismes de formation et autres structures.
Le présent règlement définit les conditions de réservation, d’utilisation et de mise à disposition des espaces.
2. Les espaces proposés
Les locaux proposés à la location comprennent notamment :
- une salle de réunion principale ;
- une petite salle de travail ;
- une grande salle modulable ;
- les espaces communs accessibles selon les modalités précisées lors de la réservation.
Les caractéristiques de chaque salle (capacité, équipements, accessibilité…) sont présentées sur le site internet.
3. Demande de réservation
Toute réservation commence par une demande réalisée :
- via le formulaire en ligne ;
- ou directement auprès des Francas.
L’envoi d’une demande ne vaut pas réservation.
La réservation devient effective uniquement après :
- validation par les Francas ;
- acceptation des présentes conditions ;
- règlement éventuel.
4. Attribution des salles
Les Francas se réservent le droit :
- d’accepter ou de refuser une demande ;
- de proposer un autre espace ;
- de modifier l’attribution d’une salle en cas de nécessité.
5. Tarifs
Les tarifs sont définis par les Francas.
Ils peuvent varier selon :
- la durée ;
- le type de structure ;
- les équipements utilisés ;
- les prestations complémentaires.
Les tarifs applicables sont communiqués avant toute confirmation.
6. Paiement
Le règlement intervient selon les modalités précisées lors de la confirmation.
Le paiement conditionne la réservation définitive lorsque cela est prévu.
7. Annulation
Toute annulation doit être signalée dès que possible.
Selon la date d’annulation, les Francas pourront appliquer des conditions particulières précisées lors de la confirmation.
En cas de force majeure, les parties rechercheront une solution amiable.
8. Horaires
Les horaires réservés comprennent :
- l’installation ;
- le déroulement de l’activité ;
- le rangement.
Tout dépassement doit être autorisé par les Francas.
9. Utilisation des locaux
L’utilisateur s’engage à :
- respecter les lieux ;
- utiliser les équipements conformément à leur destination ;
- laisser les locaux propres ;
- respecter les capacités maximales ;
- respecter le voisinage.
Il est interdit :
- de fumer ou vapoter dans les locaux ;
- de réaliser des modifications des installations ;
- d’utiliser du matériel dangereux sans autorisation.
10. Matériel
Les équipements mis à disposition doivent être utilisés avec soin.
Toute anomalie devra être signalée immédiatement.
Toute dégradation pourra faire l’objet d’une facturation.
11. Sécurité
L’organisateur est responsable des participants qu’il accueille.
Il s’engage notamment à :
- respecter les consignes de sécurité ;
- maintenir les issues de secours dégagées ;
- ne pas dépasser la capacité autorisée ;
- signaler immédiatement tout incident.
12. Assurance
Le locataire déclare être couvert par une assurance responsabilité civile couvrant son activité ainsi que les dommages pouvant être causés aux tiers.
Les Francas ne pourront être tenus responsables des biens personnels laissés dans les locaux.
13. Responsabilité
Le locataire est responsable :
- des participants ;
- du matériel qu’il apporte ;
- des dégradations causées pendant la location.
14. Accessibilité
Les Francas veillent à favoriser l’accueil de tous les publics.
Tout besoin particulier devra être signalé lors de la réservation afin de préparer les meilleures conditions d’accueil.
15. Données personnelles
Les informations recueillies sont utilisées exclusivement pour :
- gérer la réservation ;
- assurer le suivi administratif ;
- répondre aux obligations légales.
Elles sont conservées conformément au RGPD.
16. Acceptation
Toute demande de réservation implique l’acceptation du présent règlement.
ANNEXE 1
État des lieux simplifié
À compléter si nécessaire :
☐ Salle propre
☐ Mobilier conforme
☐ Matériel vérifié
☐ Observations